Nagy szervezésben vagyunk a Mandalaszertartással és ezért újra előkerült a régi kérdés: Hogyan tudunk a leghatékonyabban együtt dolgozni?

Alapvetően is keresem a számomra legjobb todo lista kezelőt, egyelőre a google task az, ami nyerő helyzetben van. Persze sok minden hiányzik belőle, például nem lehet a teendőkhöz kontextust, vagy egyszerűen csak címkét adni és utána erre szűrni. Cserébe viszont nagyon egyszerűen lehet levelekből todo-t létrehozni (alapból a gmail webes felületét használom és levélből google docs-t és todo-t is egy kattintással lehet készíteni). A teendő lista megjelenik a google calendarban is, szóval jól integrálták a google ökoszisztémába (egyre jobban összecsiszolódik a rendszer, pár hónapja még nem ez volt a véleményem). Lehet benne több listát is létrehozni, így viszonylag szeparálva tarthatóak a teendők. Ez sajnos a címkézés nélkül nem túl jó, nem lehet, mondjuk egybe kiszűrni a számítógéppel, vagy telefonnal végzendő teendőket. A listáknak nem lehet határidőket szabni, nem lehet bennünk mérföldköveket (azért ez így rosszul hangzik, szóval milestone-okat) létrehozni és a delegálás sem megoldott.

Jelenleg a legjobbnak online teendő listának a nirvanahq-t tartom. Különösen kézreálló a fejlesztés alatt lévő 2-es verziójuk. Remekül lehet testre szabni a listázásokat és jól kezeli a címkéket. A milestone-ok itt is hiányoznak és nem lehet a projekteket hierarchiába rendezni. Delegálni lehet, ha mindenki ezt használja. Emailen lehet küldeni teendőt a rendszerbe, bár nekem akkor már kényelmesebb, ha kézzel viszem fel, legalább átgondolom közben. A projektekhez nem lehet fileokat megadni (ill. a leírásba lehet linkelni), ez kiküszöbölhető a goodógle docs, vagy a dropbox használatával.

Kicsit öszvér megoldás, de az egyik legtöbbet használt eszközöm a mindmeister online mindmap program. Remekül lehet benne együtt gondolkodni (a google docs is alkalmas erre, de ez azért látványosabb). A feladatokat lehet delegálni egymás között és van iCalendar szinkronizálás, igaz csak előfizetőknek.

Jelenleg a csoportos munkára a manymoon rendszerét kezdtük el használni (bár sokan ellenkeznek, még ). Előnye, hogy több projektet lehet benne párhuzamosan kezelni, megadhatóak milestone-ok, a todo-kat lehet milestone-nokhoz is rendelni, de nem kötelező. Lehet határideje a projektnek, a milestone-nak és a feladatnak is. Feltölthetőek a projekthez tartozó file-ok is. Ez eddig még nem annyira nagy dolog.

Ami igazán megfogott benne, ami végül ahhoz vezetett, hogy ezt kezdtük el használni, az az, hogy nagyon jól szinkronizál a google termékeivel. A projethez tartozó file-ok lehetnek a google docs-on is (ezt használtuk már eddig is). A teendőket tudja szinkronizálni a google task-al (ami nem a legjobb, de használható) és a naptárat a google calendar-ba teszi (ebben látszódnak a felvitt események, a milestone-ok, erre fel lehet iratkozni). Reggelente automatikus emailt küld az elvégzendő feladatokról és az oldalon jól nyomon követhető a haladás. Minden teendőhöz, milestone-hoz, vagy csak egyszerű üzenethez fűzhető megjegyzés.

A hátránya, hogy a feladatok kezelése nem annyira szofisztikált, mint a nirvanahq-ban, nem lehet címkéket megadni. Az egy projekthez tartozó feladatokat ömlesztve látjuk ill. a saját oldalunkon a mi feladatainkat látjuk ömlesztve. Nem lehet szűrni a mai napra szólóakat, minden egyben látszik.

Másik hátránya, hogy egyszerű bejegyzéseket csak az Activity fülön lehet létrehozni, ott viszont, mint ahogyan a neve is mutatja, minden egyes megmozdulás látszik, ezért elveszik. Sokkal jobb lenne ennek egy külön fül és az Activity fület pedig elrejteni (ettől ijed meg mindenki és nem is nézi a többit ).

Szóval megállapítható, hogy tökéletes rendszer nincs, sajnos, de egy használható, támogató rendszert, mely segíti a munkánkat és nem akadályoz bennünket, könnyedén összetudunk kattintgatni. Valószínű, ha egyedül dolgoznék, akkor a nirvanahq lenne a befutó, de azért folyamatosan keresném a jobb megoldást, de csoportmunkához a manymoon és google összes a jobb választás, számunkra. A mindmester-nek, a manymoon-nak és a dropbox-nak is van fizetős része, de korlátozásokkal ingyenesen is használható mindegyik (utóbbinál a korlátozás csupán a tárhely méretét érinti).

Egy ideje már keresgéltem megfelelő mindmap programot magamnak, de olyat, amilyenre igazán vágyom, még egyik fejlesztő sem készített. Ami nagyon kellene nekem a mindmap összekapcsolása egy projektmenedzser eszközzel, file megosztással és közös szerkesztési lehetőséggel. Természetesen mindegyik funkció jogosultságokhoz köthető.

Kisebb kompromisszumokkal úgy néz ki találtam egy használható mindmap programot. A MindMeister majdnem tudja a fenti a követelményeket, persze kicsit más irányból kell megközelíteni a dolgokat. Egyrészről nagyon könnyedén használható maga a felület, iszonyatosan jól lehet benne jegyzetelni, tervezni, vagy gondolkodni (mint általában a mindmap programokban). Az egyes mindmapek megoszthatóak olvasásra, vagy írásra. A bejegyzésekhez megadhatóak képek a vizuálisabb hatásért, lehet változtatni a betűszint és méretet is. Megadhatóak továbbá feljegyzések (hosszabb szöveget lehet beírni), linkek (ide be lehet szúrni google docs fileokra hivatkozó linkeket) és feladatokat is. A feladatoknál beállítható kezdődátum és határidő, felelős és állítható, hogy hány százalékban készült el a feladat (25%, 50%, 75%). A teendőlistánk a főoldalon szépen kigyűjtve vár minket, ill. a fizetős verzióban kapunk export lehetőséget (iCalendar formátumban), mellyel akár a google calendar-ba, akár más naptáralkalmazásba betölthetjük feladatainkat.

Szintén a fizetős verzióban lehetőség van fileok feltöltésére és megosztására is. A gears alkalmazás segítségével az előfizetőknek lehetőségük van offline használatra is. Az üzleti felhasználóknak szánt változat ezeken kívül rendelkezik még csoportkezelő résszel és beállítható saját domain név is.

Még az ingyenes változat is nagyjából lefedi igényeim nagy részét. Mivel egyébként is rendelkezem google accounttal és a google docs-on szoktam megosztani fileokat, kézenfekvő a google docs használata a MindMeister-hez. A google docs-on állítható az egyes dokumentumok jogosultsága és az is, hogy kikkel legyen megosztva. Most már bármilyen file formátumot feltölthetünk rajta keresztül 250MB maximális méretig. De ez utóbbi lehetőséget kiválthatjuk más file megosztó alkalmazással is, legkényelmesebb számomra a Dropbox használata, de választhatjuk akár a Box.net-et is. Mindkettőnél lehetnek publikusak a megosztani kívánt fileok.

Az ingyenes változat legnagyobb hátránya a maximum 3 mindmap, de persze kis kényelmetlenséggel ez is áthidalható. A MindMeister képes importálni a Freemind programban készített mindmapeket és ugyanebbe a formátumba exportálni is tud, így ha 3 mindmapnél nem akarunk egyidejűleg többet megosztani tökéletesen használható.

Hagyományos projektmenedzser eszközként persze nem használható, de a google sites segítségével már egészen követhetőek a projektek, az azokon belül kiosztott feladatok és azok állapota is.