Már többször esett szó a blogon a személyes hatékonyságról, az időgazdálkodásról, a GTD-ről és a Zero Inbox elvről is. Már többször neki kezdtem a Zero Inbox alkalmazásának, de most végre sikerült elérnem, hogy tartani is tudom magam hozzá, immár egy hónapja. Alapvetően halogató típus vagyok, ezért számomra különösen nagy kihívás volt bevezetni a mindennapjaimba ezt az elvet. Kimondva roppant egyszerű az egész, ha elolvasod az emailt, azonnal reagálj rá, csináld meg a benne foglaltakat, vagy vedd fel a teendőid közé. Ennyi.

Mit is jelent a Zero Inbox? Nincsenek előtted a már megválaszolt levelek, a lezárt beszélgetések, csak az amivel még dolgod van, ha ez nulla, mindent megcsináltál (ami levélben jött ). Megkaptam már, hogy ez gmail-ben nem kivitelezhető, mert nincsenek mappák. Szép nagy szemekkel pislogtam, mint egy kobold maki, hogy WTF?, miért is kellenek ehhez az elvhez mappák (nekem egyébként a címkék jobban bejönnek, mert egy üzenet duplikáció nélkül lehet több címke alatt (bár a keleti bölcsek mindig azt mondják, hogy „Ne címkéz!” )?  Gmail-ben is alkalmazható az Archiválás (válaszoláskor általában a „Send & Archive” gombot használom) és máris kikerül az inbox-ból, nincs szem előtt.

Nézzük hogyan működik nálam:

Naponta egyszer, vagy kétszer nézem meg a leveleimet (esetleg, ha valakinek írnom kell, akkor becsúszhat egy plusz alkalom), általában reggel és ritkábban este is (bár lefekvés előtt nem szeretek leveleket olvasni, mostanában érkezett pár olyan, amitől nehezen aludtam el). Nem logók folyamatosan a levelezőn várva, hogy mikor küld nekem valaki levelet, az értesítők pedig ki vannak kapcsolva.

Hagyok időt a levelek olvasására és a válaszokra. Amikor elolvasom a leveleket rögtön válaszolok is rájuk, vagy elvégzem a teendőket és válaszolok, ez időbe telik. Ha 5 percet hagynék a levelek olvasására, akkor nem működne a dolog. Tudom, hogy átlagosan mennyi levelet kapok naponta, ennek a feldolgozása mennyi időt vesz igénybe, ezzel tudok számolni.

Szűröm a felesleget. Egy időben rengeteg levelezőlistára feliratkoztam és sokszor már el sem olvastam amiket küldtek, vagy elolvastam ugyan, de semmi egyéb nem történt vele. Ami nem kell arról leiratkoztam, ami még kellhet valamikor (mondtam már, hogy gyűjtögető típus vagyok? ), azokra készítettem szűrőt és egyből archiválódik a rendszerben. Így kereshető marad, ha kell, de nincs szem előtt, nem frusztrál.

Használok Teendő listát. Már többször nekifutottam, hogy megtaláljam az Über Alles teendő lista, projekt menedzser, csoport munka, CRM rendszert, eddig még nem jártam sikerrel, de addig is használom a google által adott Task listát. A leveleket egyetlen gomb nyomással lehet átküldeni a teendő listába (akárcsak a google docs-ba) és utána rögtön archiválható is, a teendő listában ott a linkje, bármikor megnézhető. Ezt minden olyan levélre alkalmazom, mely hosszabb tevékenység sorozatot igényel (ezeket később kibontom a teendők között), vagy nem megvalósítható a levelezésre szánt időben és külön időt kell rá keresnem.

És egy apró csalás. Van a gmail-ben egy címkém, ami a Read It Later nevet viseli (bár inkább a Read It Never lenne a találó), ide kerülnek azok, a jellemzően kör emailek, amiket valamilyen okból érdekesnek, hasznosnak találok, de jelenleg nem szeretnék elolvasni. Régebben sok levelezőlista levelei is ide kerültek.

A fenti rendszerrel már egy hónapja sikerül tisztán tartanom a levelezésemet és haladok a teendő lista takarításában is. Tudom, hogy nem mindenki engedheti meg magának, hogy ütemezze a levelezését (bár ezt sokszor csak bebeszéljük magunknak, régen én is így gondoltam ), de ha folyton a leveleket várjuk és hagyjuk, hogy kizökkentsenek a tevékenységeinkből, akkor sokkal kevesebbet tudunk elvégezni ugyanannyi idő alatt (ez különösen fontos, ha saját vállalkozásba tevékenykedünk).

Nagy szervezésben vagyunk a Mandalaszertartással és ezért újra előkerült a régi kérdés: Hogyan tudunk a leghatékonyabban együtt dolgozni?

Alapvetően is keresem a számomra legjobb todo lista kezelőt, egyelőre a google task az, ami nyerő helyzetben van. Persze sok minden hiányzik belőle, például nem lehet a teendőkhöz kontextust, vagy egyszerűen csak címkét adni és utána erre szűrni. Cserébe viszont nagyon egyszerűen lehet levelekből todo-t létrehozni (alapból a gmail webes felületét használom és levélből google docs-t és todo-t is egy kattintással lehet készíteni). A teendő lista megjelenik a google calendarban is, szóval jól integrálták a google ökoszisztémába (egyre jobban összecsiszolódik a rendszer, pár hónapja még nem ez volt a véleményem). Lehet benne több listát is létrehozni, így viszonylag szeparálva tarthatóak a teendők. Ez sajnos a címkézés nélkül nem túl jó, nem lehet, mondjuk egybe kiszűrni a számítógéppel, vagy telefonnal végzendő teendőket. A listáknak nem lehet határidőket szabni, nem lehet bennünk mérföldköveket (azért ez így rosszul hangzik, szóval milestone-okat) létrehozni és a delegálás sem megoldott.

Jelenleg a legjobbnak online teendő listának a nirvanahq-t tartom. Különösen kézreálló a fejlesztés alatt lévő 2-es verziójuk. Remekül lehet testre szabni a listázásokat és jól kezeli a címkéket. A milestone-ok itt is hiányoznak és nem lehet a projekteket hierarchiába rendezni. Delegálni lehet, ha mindenki ezt használja. Emailen lehet küldeni teendőt a rendszerbe, bár nekem akkor már kényelmesebb, ha kézzel viszem fel, legalább átgondolom közben. A projektekhez nem lehet fileokat megadni (ill. a leírásba lehet linkelni), ez kiküszöbölhető a goodógle docs, vagy a dropbox használatával.

Kicsit öszvér megoldás, de az egyik legtöbbet használt eszközöm a mindmeister online mindmap program. Remekül lehet benne együtt gondolkodni (a google docs is alkalmas erre, de ez azért látványosabb). A feladatokat lehet delegálni egymás között és van iCalendar szinkronizálás, igaz csak előfizetőknek.

Jelenleg a csoportos munkára a manymoon rendszerét kezdtük el használni (bár sokan ellenkeznek, még ). Előnye, hogy több projektet lehet benne párhuzamosan kezelni, megadhatóak milestone-ok, a todo-kat lehet milestone-nokhoz is rendelni, de nem kötelező. Lehet határideje a projektnek, a milestone-nak és a feladatnak is. Feltölthetőek a projekthez tartozó file-ok is. Ez eddig még nem annyira nagy dolog.

Ami igazán megfogott benne, ami végül ahhoz vezetett, hogy ezt kezdtük el használni, az az, hogy nagyon jól szinkronizál a google termékeivel. A projethez tartozó file-ok lehetnek a google docs-on is (ezt használtuk már eddig is). A teendőket tudja szinkronizálni a google task-al (ami nem a legjobb, de használható) és a naptárat a google calendar-ba teszi (ebben látszódnak a felvitt események, a milestone-ok, erre fel lehet iratkozni). Reggelente automatikus emailt küld az elvégzendő feladatokról és az oldalon jól nyomon követhető a haladás. Minden teendőhöz, milestone-hoz, vagy csak egyszerű üzenethez fűzhető megjegyzés.

A hátránya, hogy a feladatok kezelése nem annyira szofisztikált, mint a nirvanahq-ban, nem lehet címkéket megadni. Az egy projekthez tartozó feladatokat ömlesztve látjuk ill. a saját oldalunkon a mi feladatainkat látjuk ömlesztve. Nem lehet szűrni a mai napra szólóakat, minden egyben látszik.

Másik hátránya, hogy egyszerű bejegyzéseket csak az Activity fülön lehet létrehozni, ott viszont, mint ahogyan a neve is mutatja, minden egyes megmozdulás látszik, ezért elveszik. Sokkal jobb lenne ennek egy külön fül és az Activity fület pedig elrejteni (ettől ijed meg mindenki és nem is nézi a többit ).

Szóval megállapítható, hogy tökéletes rendszer nincs, sajnos, de egy használható, támogató rendszert, mely segíti a munkánkat és nem akadályoz bennünket, könnyedén összetudunk kattintgatni. Valószínű, ha egyedül dolgoznék, akkor a nirvanahq lenne a befutó, de azért folyamatosan keresném a jobb megoldást, de csoportmunkához a manymoon és google összes a jobb választás, számunkra. A mindmester-nek, a manymoon-nak és a dropbox-nak is van fizetős része, de korlátozásokkal ingyenesen is használható mindegyik (utóbbinál a korlátozás csupán a tárhely méretét érinti).

Nagyon jó, hogy időnket be tudjuk osztani, feladatainkat tudjuk rangsorolni, de szükségünk van irányultságra is, különben csak csapongunk összevissza. Ezt az irányultságot biztosítja számunkra, ha meghatározzuk céljainkat. Fontos látni, hogy a céloknak több szintjük van.

Hosszú távú cél.

Ez általában egyetlen, egész életre szóló cél. Az, amiért a világra születtünk, ami már gyerekkorunkban, mielőtt a tanult rétegek ránk rakódtak volna, jelen volt életünkben. Ez az alap vágyunk ami felé törekszünk egész életünkben.

Középtávú cél

Általában 3-5-10 éves célok, melyeket szeretnénk megvalósítani. Felülről lefelé építkezünk, tehát ezek a célok összhangba kell legyenek a Hosszú távú célunkkal. Ezek a célok támogatják életünk víziójának elérését. Ez általában már nem egyetlen cél.

Rövidtávú cél

Maximum 1 évre, de inkább pár hónapra meghatározott célok, amik a Középtávú célok felé mutatnak. Rövidtávú céljainkból már lényeges több is lehet, mindegyik összhangban a Középtávú és Hosszú távú céljainkkal.

A célok felállítás nagyon hasznos, irányultságot ad életünknek, segíti döntéseinket. Ha tisztábban vagyunk céljainkkal életünk le egyszerűsödik, mert egy döntés helyzethez érve elég csak megnézznünk, hogy melyik opció van összhangban céljainkkal és azt választani. A Hosszú távú célnál nem, de általában szükséges, hogy céljainkat minél pontosabban, minél konkrétabban fogalmazzuk meg és írjuk le.

A célok megvalósításához már konkrét, lépésről lépésre felállított „akció” tervre van szükségünk. Ebben a tervben határozzuk meg konkrét teendőinket céljaink eléréséhez. Akárcsak a projektkezelésben, személyes céljainknál is fontos, hogy pontosan tisztában legyünk a célok eléréséhez szükséges erőforrás igénnyel. Ez lehet pénz, idő, türelem, kitartás stb. A konkrét teendőinket ezek alapján állítsuk fel, így elkerülhetjük, hogy túlvállaljuk és utána sikertelennek érezzük magunkat.

Egy ideje már keresgéltem megfelelő mindmap programot magamnak, de olyat, amilyenre igazán vágyom, még egyik fejlesztő sem készített. Ami nagyon kellene nekem a mindmap összekapcsolása egy projektmenedzser eszközzel, file megosztással és közös szerkesztési lehetőséggel. Természetesen mindegyik funkció jogosultságokhoz köthető.

Kisebb kompromisszumokkal úgy néz ki találtam egy használható mindmap programot. A MindMeister majdnem tudja a fenti a követelményeket, persze kicsit más irányból kell megközelíteni a dolgokat. Egyrészről nagyon könnyedén használható maga a felület, iszonyatosan jól lehet benne jegyzetelni, tervezni, vagy gondolkodni (mint általában a mindmap programokban). Az egyes mindmapek megoszthatóak olvasásra, vagy írásra. A bejegyzésekhez megadhatóak képek a vizuálisabb hatásért, lehet változtatni a betűszint és méretet is. Megadhatóak továbbá feljegyzések (hosszabb szöveget lehet beírni), linkek (ide be lehet szúrni google docs fileokra hivatkozó linkeket) és feladatokat is. A feladatoknál beállítható kezdődátum és határidő, felelős és állítható, hogy hány százalékban készült el a feladat (25%, 50%, 75%). A teendőlistánk a főoldalon szépen kigyűjtve vár minket, ill. a fizetős verzióban kapunk export lehetőséget (iCalendar formátumban), mellyel akár a google calendar-ba, akár más naptáralkalmazásba betölthetjük feladatainkat.

Szintén a fizetős verzióban lehetőség van fileok feltöltésére és megosztására is. A gears alkalmazás segítségével az előfizetőknek lehetőségük van offline használatra is. Az üzleti felhasználóknak szánt változat ezeken kívül rendelkezik még csoportkezelő résszel és beállítható saját domain név is.

Még az ingyenes változat is nagyjából lefedi igényeim nagy részét. Mivel egyébként is rendelkezem google accounttal és a google docs-on szoktam megosztani fileokat, kézenfekvő a google docs használata a MindMeister-hez. A google docs-on állítható az egyes dokumentumok jogosultsága és az is, hogy kikkel legyen megosztva. Most már bármilyen file formátumot feltölthetünk rajta keresztül 250MB maximális méretig. De ez utóbbi lehetőséget kiválthatjuk más file megosztó alkalmazással is, legkényelmesebb számomra a Dropbox használata, de választhatjuk akár a Box.net-et is. Mindkettőnél lehetnek publikusak a megosztani kívánt fileok.

Az ingyenes változat legnagyobb hátránya a maximum 3 mindmap, de persze kis kényelmetlenséggel ez is áthidalható. A MindMeister képes importálni a Freemind programban készített mindmapeket és ugyanebbe a formátumba exportálni is tud, így ha 3 mindmapnél nem akarunk egyidejűleg többet megosztani tökéletesen használható.

Hagyományos projektmenedzser eszközként persze nem használható, de a google sites segítségével már egészen követhetőek a projektek, az azokon belül kiosztott feladatok és azok állapota is.

Amióta megismerkedtem a GTD (Getting Things Done) filozófiájával igyekszem alkalmazni a mindennapjaimban. Bármilyen fáradt is vagyok esténként, átfutom a leveleimet (általában a greadert is), mert tudom, hogy különben csak halmozódnak az olvasatlan levelek. Igyekszem tartani magam a „zéró inbox” elvhez, bár ez nem mindig szokott összejönni. Bár a gmailben van teendő kezélés, még nem igazán sikerült megszeretnem, nem találtam meg, hogyan tudna szinkronizálni a gcalendar-ba felvitt teendőkkel ill, hogyan tudna bármelyik is szinkronizálni egyén eszközzel (a google help szerint nem támogatja a feladatok szinkronizációját ).

A GTD elv sarkalatos pontja a feladatok kezelése, ütemezése, a nagyobb, összetett feladatok apró lépésekre való felbontása. A tényleges megvalósítások igen változatosak lehetnek, hiszen az alapfilozófia kimerül abban, hogy ne hagyjuk a fejünkre nőni a teendőket. Vannak akik szoftverekkel oldják meg a feladatok kezelését, vannak akik az egyszerű füzetet részesítik előnyben, egy oldal egy nap alapon, az elvégzetlen feladatokat nap végén átvezetik a következő lapra. A füzetet azért nem tartom jónak, mert nehézkes a feladatok prioritását átrendezni, ha hirtelen egy magas prioritású érkezik.

Az előbbi mondatból már kitűnik, hogy fontos teendőinket rangsorolni. Ezt több szempontból tudjuk megtenni. A legegyszerűbb rangsorolás a fontossági sorrend felállítása. Ilyenkor a legfontosabb teendőinket tesszük a lista elejére és így haladunk a kevésbé fontosak felé. Az egyes feladatok fontosságát befolyásolni tudja a feladat határideje. Lehet, hogy egy teendő nem igazán lenne fontos, de 20 perc múlva le kell adni, akkor hirtelen nagyon fontos lesz és egyből a legmagasabb prioritási kategóriába kerül (ezért is jó, ha a feladatok sorrendjét dinamikusan tudjuk változtatni teendő listánkon).

A másik rendezési elv a feladat elvégzése szerinti rendezés. Itt várható időráfordítás alapján rendszerezzük feladatainkat. Ezt a listát oda-vissza tudjuk használni, attól függően milyen típusúak vagyunk. Sokakat az motivál, ha az időigényes, „nagy” feladatokkal végeznek, míg másokat az, ha egységnyi idő alatt minél több teendőt pipálhatnak ki. Váltogathatjuk a két időalapú elvégzési rendszert, de jobb, ha kipróbáljuk mindkettőt, kiválasztjuk azt, amelyik jobban motivál minket és ahhoz tartjuk magunkat.

Én személy szerint a két fenti módszert váltogatni szoktam, attól függően, milyen állapotban vagyok. Igyekszem fontossági sorrendben végezni a feladatokat, de van, hogy az időalapú rendszerezéssel hatékonyabban tudok haladni. Főleg olyankor szoktam váltani, ha egy fontosnak ítélt feladaton dolgozom már régóta és érzem, hogy egyre lassabban haladok vele.

A feladatkezelés másik lényeges pontja a teendők nyilvántartásán és rendszerezésén kívül az időnk és feladataink beosztása. Sokkal hatékonyabbak tudunk lenni, ha 5-10 perces alapegységekre bontjuk az időnket és ez alatt maximálisan a feladatra koncentrálva dolgozzunk (telefonos ügyfélszolgálaton ez nem működik ). Meghatározhatjuk előre, hogy egy feladatra hány ilyen egységet szánunk, nem érdemes egyszerre 20 percnél többet egy teendővel foglalkozni, mert el fogjuk veszíteni a fokuszáltságunkat. Nagyon jól ki lehet küszöbölni a zavaró tényezőket (az éppen hozzánk forduló kollégákat, felbukkanó e-mail értesítőket) ezzel a módszerrel (most éppen dolgozom, de 2 perc múlva lejár az idő és foglalkozom veled). Egy-egy ilyen szakasz között érdemes 1-2 perc szünetet tartani. Ez kifejezetten javasolt, ha számítógéppel dolgozzunk, mert ezekben a szünetekben elszakadhatunk a monitor bámulásától is. Remek programok vannak, amik beállítható időközönként kikapcsolják a monitor egy meghatározott időre, így egy csapásra megoldottuk az időmérés kérdését is.

Fontos, hogy fokuszáltan foglalkozzunk teendőinkkel és külön teendőként kezeljük az e-mailek olvasását és az azokra való válaszolást. Nem jó módszer, ha folyamatosan be van kapcsolva az új üzenetértesítő, nagyon nagy kísértés egyből megnézni az érkezett levelet, vagy chat üzenetet. Ugyanígy ütemezzünk be magunknak időt a szabad szörfölésre. Úgy sem bírjuk ki, hogy ne olvassunk érdekes tartalmakat a weben, határozzuk meg előre, hogy ezt mikor és mennyi ideig tesszük, így sokkal inkább fókuszáltak tudunk maradni feladataink elvégzése közben és nem fogunk elúszni.