Már többször esett szó a blogon a személyes hatékonyságról, az időgazdálkodásról, a GTD-ről és a Zero Inbox elvről is. Már többször neki kezdtem a Zero Inbox alkalmazásának, de most végre sikerült elérnem, hogy tartani is tudom magam hozzá, immár egy hónapja. Alapvetően halogató típus vagyok, ezért számomra különösen nagy kihívás volt bevezetni a mindennapjaimba ezt az elvet. Kimondva roppant egyszerű az egész, ha elolvasod az emailt, azonnal reagálj rá, csináld meg a benne foglaltakat, vagy vedd fel a teendőid közé. Ennyi.

Mit is jelent a Zero Inbox? Nincsenek előtted a már megválaszolt levelek, a lezárt beszélgetések, csak az amivel még dolgod van, ha ez nulla, mindent megcsináltál (ami levélben jött ). Megkaptam már, hogy ez gmail-ben nem kivitelezhető, mert nincsenek mappák. Szép nagy szemekkel pislogtam, mint egy kobold maki, hogy WTF?, miért is kellenek ehhez az elvhez mappák (nekem egyébként a címkék jobban bejönnek, mert egy üzenet duplikáció nélkül lehet több címke alatt (bár a keleti bölcsek mindig azt mondják, hogy „Ne címkéz!” )?  Gmail-ben is alkalmazható az Archiválás (válaszoláskor általában a „Send & Archive” gombot használom) és máris kikerül az inbox-ból, nincs szem előtt.

Nézzük hogyan működik nálam:

Naponta egyszer, vagy kétszer nézem meg a leveleimet (esetleg, ha valakinek írnom kell, akkor becsúszhat egy plusz alkalom), általában reggel és ritkábban este is (bár lefekvés előtt nem szeretek leveleket olvasni, mostanában érkezett pár olyan, amitől nehezen aludtam el). Nem logók folyamatosan a levelezőn várva, hogy mikor küld nekem valaki levelet, az értesítők pedig ki vannak kapcsolva.

Hagyok időt a levelek olvasására és a válaszokra. Amikor elolvasom a leveleket rögtön válaszolok is rájuk, vagy elvégzem a teendőket és válaszolok, ez időbe telik. Ha 5 percet hagynék a levelek olvasására, akkor nem működne a dolog. Tudom, hogy átlagosan mennyi levelet kapok naponta, ennek a feldolgozása mennyi időt vesz igénybe, ezzel tudok számolni.

Szűröm a felesleget. Egy időben rengeteg levelezőlistára feliratkoztam és sokszor már el sem olvastam amiket küldtek, vagy elolvastam ugyan, de semmi egyéb nem történt vele. Ami nem kell arról leiratkoztam, ami még kellhet valamikor (mondtam már, hogy gyűjtögető típus vagyok? ), azokra készítettem szűrőt és egyből archiválódik a rendszerben. Így kereshető marad, ha kell, de nincs szem előtt, nem frusztrál.

Használok Teendő listát. Már többször nekifutottam, hogy megtaláljam az Über Alles teendő lista, projekt menedzser, csoport munka, CRM rendszert, eddig még nem jártam sikerrel, de addig is használom a google által adott Task listát. A leveleket egyetlen gomb nyomással lehet átküldeni a teendő listába (akárcsak a google docs-ba) és utána rögtön archiválható is, a teendő listában ott a linkje, bármikor megnézhető. Ezt minden olyan levélre alkalmazom, mely hosszabb tevékenység sorozatot igényel (ezeket később kibontom a teendők között), vagy nem megvalósítható a levelezésre szánt időben és külön időt kell rá keresnem.

És egy apró csalás. Van a gmail-ben egy címkém, ami a Read It Later nevet viseli (bár inkább a Read It Never lenne a találó), ide kerülnek azok, a jellemzően kör emailek, amiket valamilyen okból érdekesnek, hasznosnak találok, de jelenleg nem szeretnék elolvasni. Régebben sok levelezőlista levelei is ide kerültek.

A fenti rendszerrel már egy hónapja sikerül tisztán tartanom a levelezésemet és haladok a teendő lista takarításában is. Tudom, hogy nem mindenki engedheti meg magának, hogy ütemezze a levelezését (bár ezt sokszor csak bebeszéljük magunknak, régen én is így gondoltam ), de ha folyton a leveleket várjuk és hagyjuk, hogy kizökkentsenek a tevékenységeinkből, akkor sokkal kevesebbet tudunk elvégezni ugyanannyi idő alatt (ez különösen fontos, ha saját vállalkozásba tevékenykedünk).

Amióta megismerkedtem a GTD (Getting Things Done) filozófiájával igyekszem alkalmazni a mindennapjaimban. Bármilyen fáradt is vagyok esténként, átfutom a leveleimet (általában a greadert is), mert tudom, hogy különben csak halmozódnak az olvasatlan levelek. Igyekszem tartani magam a „zéró inbox” elvhez, bár ez nem mindig szokott összejönni. Bár a gmailben van teendő kezélés, még nem igazán sikerült megszeretnem, nem találtam meg, hogyan tudna szinkronizálni a gcalendar-ba felvitt teendőkkel ill, hogyan tudna bármelyik is szinkronizálni egyén eszközzel (a google help szerint nem támogatja a feladatok szinkronizációját ).

A GTD elv sarkalatos pontja a feladatok kezelése, ütemezése, a nagyobb, összetett feladatok apró lépésekre való felbontása. A tényleges megvalósítások igen változatosak lehetnek, hiszen az alapfilozófia kimerül abban, hogy ne hagyjuk a fejünkre nőni a teendőket. Vannak akik szoftverekkel oldják meg a feladatok kezelését, vannak akik az egyszerű füzetet részesítik előnyben, egy oldal egy nap alapon, az elvégzetlen feladatokat nap végén átvezetik a következő lapra. A füzetet azért nem tartom jónak, mert nehézkes a feladatok prioritását átrendezni, ha hirtelen egy magas prioritású érkezik.

Az előbbi mondatból már kitűnik, hogy fontos teendőinket rangsorolni. Ezt több szempontból tudjuk megtenni. A legegyszerűbb rangsorolás a fontossági sorrend felállítása. Ilyenkor a legfontosabb teendőinket tesszük a lista elejére és így haladunk a kevésbé fontosak felé. Az egyes feladatok fontosságát befolyásolni tudja a feladat határideje. Lehet, hogy egy teendő nem igazán lenne fontos, de 20 perc múlva le kell adni, akkor hirtelen nagyon fontos lesz és egyből a legmagasabb prioritási kategóriába kerül (ezért is jó, ha a feladatok sorrendjét dinamikusan tudjuk változtatni teendő listánkon).

A másik rendezési elv a feladat elvégzése szerinti rendezés. Itt várható időráfordítás alapján rendszerezzük feladatainkat. Ezt a listát oda-vissza tudjuk használni, attól függően milyen típusúak vagyunk. Sokakat az motivál, ha az időigényes, „nagy” feladatokkal végeznek, míg másokat az, ha egységnyi idő alatt minél több teendőt pipálhatnak ki. Váltogathatjuk a két időalapú elvégzési rendszert, de jobb, ha kipróbáljuk mindkettőt, kiválasztjuk azt, amelyik jobban motivál minket és ahhoz tartjuk magunkat.

Én személy szerint a két fenti módszert váltogatni szoktam, attól függően, milyen állapotban vagyok. Igyekszem fontossági sorrendben végezni a feladatokat, de van, hogy az időalapú rendszerezéssel hatékonyabban tudok haladni. Főleg olyankor szoktam váltani, ha egy fontosnak ítélt feladaton dolgozom már régóta és érzem, hogy egyre lassabban haladok vele.

A feladatkezelés másik lényeges pontja a teendők nyilvántartásán és rendszerezésén kívül az időnk és feladataink beosztása. Sokkal hatékonyabbak tudunk lenni, ha 5-10 perces alapegységekre bontjuk az időnket és ez alatt maximálisan a feladatra koncentrálva dolgozzunk (telefonos ügyfélszolgálaton ez nem működik ). Meghatározhatjuk előre, hogy egy feladatra hány ilyen egységet szánunk, nem érdemes egyszerre 20 percnél többet egy teendővel foglalkozni, mert el fogjuk veszíteni a fokuszáltságunkat. Nagyon jól ki lehet küszöbölni a zavaró tényezőket (az éppen hozzánk forduló kollégákat, felbukkanó e-mail értesítőket) ezzel a módszerrel (most éppen dolgozom, de 2 perc múlva lejár az idő és foglalkozom veled). Egy-egy ilyen szakasz között érdemes 1-2 perc szünetet tartani. Ez kifejezetten javasolt, ha számítógéppel dolgozzunk, mert ezekben a szünetekben elszakadhatunk a monitor bámulásától is. Remek programok vannak, amik beállítható időközönként kikapcsolják a monitor egy meghatározott időre, így egy csapásra megoldottuk az időmérés kérdését is.

Fontos, hogy fokuszáltan foglalkozzunk teendőinkkel és külön teendőként kezeljük az e-mailek olvasását és az azokra való válaszolást. Nem jó módszer, ha folyamatosan be van kapcsolva az új üzenetértesítő, nagyon nagy kísértés egyből megnézni az érkezett levelet, vagy chat üzenetet. Ugyanígy ütemezzünk be magunknak időt a szabad szörfölésre. Úgy sem bírjuk ki, hogy ne olvassunk érdekes tartalmakat a weben, határozzuk meg előre, hogy ezt mikor és mennyi ideig tesszük, így sokkal inkább fókuszáltak tudunk maradni feladataink elvégzése közben és nem fogunk elúszni.

Az elmúlt két hétben rengeteget olvastam a GTD-ről (kimaradtam a tavalyi nagy hypeból). Decemberben már olvastam egy könyvet a személyes hatékonyságról, de még mindig igen nagy problémám, hogy folyamatos csúszásban vagyok az elvégzendő feladataimmal.

Tetszik a GTD alapfilozófiája,teljes triviális például, mégsem olvastam még sehol, hogy rendezzük a feladatokat cselekmény szerint (minden autóval elvégezhető, minden telefonos feladat stb.), bár alapból próbálgattam ezt megvalósítani, mégsem lett tökéletes. Az is tetszik, hogy a projekteket bontsuk elemi cselekvésekre és azokat írjuk a todo listára, eddig csak a projektek kerültek fel, vagy néhány rendszeres feladat.

A megvalósítási ötletek viszont kicsit nehézkesnek tűnnek. Nálam például nem működik, hogy a gmail alapjaira építsem fel a rendszert, mert többségében nem e-mailben kapom a feladatokat (inkább magamnak gyártom). Sokszor nem is vagyok gép előtt (bár van, hogy napokat ott töltök). A telefonom mindig nálam van, alapból ide vezetem a teendőimet, bár gyakran nem írok fel mindent. Viszont a beépített task manager nem tud projekteket kezelni, és a mai feladatok mellet szépen listázza a régebbi el nem végzett feladatokat, ami sokszor hasznos, de sokszor inkább zavaró, mert a maiak lecsúsznak a képernyőről, tudom, végezzem el a régieket, vagy töröljem ki. Jó lenne a gépen is látni a feladataim, mert amikor itt ülök sokkal kényelmesebb, mint a telefont nyomkodni. Sajnos a szinkronizáció kicsit nehézkes (winmo és linux), így ez inkább dupla feladat lenne, ami nem megkönnyíti a minden napjaimat, hanem inkább megnehezíti. A papíralapú sem megoldás számomra, mert a füzet nagy, nem fér bele az övtáskámba, ezért gyakran maradni itthon.

Keresem még a számomra tökéletes megoldást, de legalább az igényem már megvan arra, hogy jobban rendszerezzem a feladataim.