Nagy szervezésben vagyunk a Mandalaszertartással és ezért újra előkerült a régi kérdés: Hogyan tudunk a leghatékonyabban együtt dolgozni?

Alapvetően is keresem a számomra legjobb todo lista kezelőt, egyelőre a google task az, ami nyerő helyzetben van. Persze sok minden hiányzik belőle, például nem lehet a teendőkhöz kontextust, vagy egyszerűen csak címkét adni és utána erre szűrni. Cserébe viszont nagyon egyszerűen lehet levelekből todo-t létrehozni (alapból a gmail webes felületét használom és levélből google docs-t és todo-t is egy kattintással lehet készíteni). A teendő lista megjelenik a google calendarban is, szóval jól integrálták a google ökoszisztémába (egyre jobban összecsiszolódik a rendszer, pár hónapja még nem ez volt a véleményem). Lehet benne több listát is létrehozni, így viszonylag szeparálva tarthatóak a teendők. Ez sajnos a címkézés nélkül nem túl jó, nem lehet, mondjuk egybe kiszűrni a számítógéppel, vagy telefonnal végzendő teendőket. A listáknak nem lehet határidőket szabni, nem lehet bennünk mérföldköveket (azért ez így rosszul hangzik, szóval milestone-okat) létrehozni és a delegálás sem megoldott.

Jelenleg a legjobbnak online teendő listának a nirvanahq-t tartom. Különösen kézreálló a fejlesztés alatt lévő 2-es verziójuk. Remekül lehet testre szabni a listázásokat és jól kezeli a címkéket. A milestone-ok itt is hiányoznak és nem lehet a projekteket hierarchiába rendezni. Delegálni lehet, ha mindenki ezt használja. Emailen lehet küldeni teendőt a rendszerbe, bár nekem akkor már kényelmesebb, ha kézzel viszem fel, legalább átgondolom közben. A projektekhez nem lehet fileokat megadni (ill. a leírásba lehet linkelni), ez kiküszöbölhető a goodógle docs, vagy a dropbox használatával.

Kicsit öszvér megoldás, de az egyik legtöbbet használt eszközöm a mindmeister online mindmap program. Remekül lehet benne együtt gondolkodni (a google docs is alkalmas erre, de ez azért látványosabb). A feladatokat lehet delegálni egymás között és van iCalendar szinkronizálás, igaz csak előfizetőknek.

Jelenleg a csoportos munkára a manymoon rendszerét kezdtük el használni (bár sokan ellenkeznek, még ). Előnye, hogy több projektet lehet benne párhuzamosan kezelni, megadhatóak milestone-ok, a todo-kat lehet milestone-nokhoz is rendelni, de nem kötelező. Lehet határideje a projektnek, a milestone-nak és a feladatnak is. Feltölthetőek a projekthez tartozó file-ok is. Ez eddig még nem annyira nagy dolog.

Ami igazán megfogott benne, ami végül ahhoz vezetett, hogy ezt kezdtük el használni, az az, hogy nagyon jól szinkronizál a google termékeivel. A projethez tartozó file-ok lehetnek a google docs-on is (ezt használtuk már eddig is). A teendőket tudja szinkronizálni a google task-al (ami nem a legjobb, de használható) és a naptárat a google calendar-ba teszi (ebben látszódnak a felvitt események, a milestone-ok, erre fel lehet iratkozni). Reggelente automatikus emailt küld az elvégzendő feladatokról és az oldalon jól nyomon követhető a haladás. Minden teendőhöz, milestone-hoz, vagy csak egyszerű üzenethez fűzhető megjegyzés.

A hátránya, hogy a feladatok kezelése nem annyira szofisztikált, mint a nirvanahq-ban, nem lehet címkéket megadni. Az egy projekthez tartozó feladatokat ömlesztve látjuk ill. a saját oldalunkon a mi feladatainkat látjuk ömlesztve. Nem lehet szűrni a mai napra szólóakat, minden egyben látszik.

Másik hátránya, hogy egyszerű bejegyzéseket csak az Activity fülön lehet létrehozni, ott viszont, mint ahogyan a neve is mutatja, minden egyes megmozdulás látszik, ezért elveszik. Sokkal jobb lenne ennek egy külön fül és az Activity fület pedig elrejteni (ettől ijed meg mindenki és nem is nézi a többit ).

Szóval megállapítható, hogy tökéletes rendszer nincs, sajnos, de egy használható, támogató rendszert, mely segíti a munkánkat és nem akadályoz bennünket, könnyedén összetudunk kattintgatni. Valószínű, ha egyedül dolgoznék, akkor a nirvanahq lenne a befutó, de azért folyamatosan keresném a jobb megoldást, de csoportmunkához a manymoon és google összes a jobb választás, számunkra. A mindmester-nek, a manymoon-nak és a dropbox-nak is van fizetős része, de korlátozásokkal ingyenesen is használható mindegyik (utóbbinál a korlátozás csupán a tárhely méretét érinti).

Hogyan lehet a legegyszerűbben megosztani filekot az interneten, anélkül, hogy mindenféle regisztrációra köteleznénk a többieket?

Ha valahol bérelünk tárhelyet weboldalunknak, oda FTP-vel simán felmásoljuk a megosztani kívánt file-okat, majd a linket elküldjünk annak, akinek szeretnénk. Egyszerű, gyors, hatékony módszer.

Ha nem rendelkezzünk saját tárhellyel, akkor is több lehetőségünk van a file-ok kényelmes megosztására. Igazából most két módszert emelnék ki, ezeken kívül persze még rengeteg hasonló szolgáltatást nyújtó oldal található az interneten.

Ha midenkinek van google accountja, akkor a google docs-on keresztül maximum 250 MB-s fileokat könnyedén meg tudunk osztani. Ha nincs mindenkinek google accountja, ezt akkor is meg tudjuk tenni, de ilyenkor teljesen publikus elérést kell biztosítanunk a file-okhoz, így közvetlenül kapunk egy linket, amit el tudunk küldeni bárkinek. Ingyenes verzióban a fileok összmérete nem haladhatja meg az 1 GB-t.

Én alapvetően jobban szeretem a dropbox szolgáltatását, régebb óta elérhető, mint a google által nyújtott lehetőség és már megszoktam a használatát.

Az előnyei, maiért szívesebben ajánlom a google szolgáltatása helyett, hogy egyrészt az alap tárhely, amivel rendelkezünk, 2 GB, másrészt egy apró program telepítése után kijelölhetünk egy könyvtárat a számítógépünkön, amit folyamatosan szinkronizál online tárhelyünkkel. Ezt akár több gépen is megtehetjük (pl. asztali gép és netbook, ahogy én is használom), így nem csak elérhetjük ezeket a file-okat bármelyik gépünkről online, hanem az automatikus szinkronizálás után valóban ott is vannak nálunk, mintha pendrive-on vinnénk magunkkal ezeket. Így az egyik gépen végrehajtott módosítások egyből megjelennek a másikon is és egy biztonsági másolat is marad az online tárhelyen, amely rendelkezik beépített verziókövetéssel, így egy régebbi állapotot is könnyedén vissza tudunk állítani, ami akár véletlen törlések ellen is véd.

Alapból van egy publikus könyvtár, melynek tartalmát bárki elérheti, de file-okra, könyvtárakra egyedileg is beállíthatjuk, hogy kinek legyen hozzáférése. Lehetőség van rá, hogy csak a saját gépeink használják szinkronizálásra, vagy pár emberrel megosszuk, vagy teljesen nyilvánossá is tehetjük a file-okat.