Sajnálatos módon tönkre ment az egerem, ebből a szériából már talán a harmadik, így kénytelen voltam újat venni (először azt hittem, csak elkoszolódott, de sajnos a tisztítás nem segített). Picit meguntam már a vezetékeket az asztalom körül és a folyamatos pakolgatás is macerás, ezért vetek nélküli egér mellett döntöttem és ha már, akkor legyen mellé billentyűzet is.

A választásom egy Logitech MK520-ra esett. Ez már az új vevő egységet tartalmazza. Érdekes, hogy a nyomtatók mellé nem képesek kábelt adni, adni, de most kaptam egy USB hosszabbítót.

Az egeret jó használni, nagyon kényelmes a fogása, csendes, a görgőjét viszont picit akadozónak érzem (mindenesetre jobb, mint ha görgetéskor összevissza ugrálna az oldal, mint a régivel tett).

A billentyűzet furcsa. Több, mint két éve a netbookomat használom alapgépként és elszoktam a teljes méretű billentyűzet használatától (a rég géphez még PS2-es billentyűzetem volt és soha nem volt igényem másikat venni), mindenesetre érdekes élmény rajta a gépelés és hiányzik az aljától a touchpad. Alapból más a nyomáspontja, mint a netbook billentyűzetének, nagyobb is annál (mivel nem tudok 10 ujjal gépelni, ez kényelmetlenebb), és hangosabb is. Még nem találtam ki, hogy hol is lenne a legkényelmesebb használni (ha fogom egyáltalán hosszútávon), a jelenlegi asztalom oka fogyottá vált, jelenleg sem a billentyűzet tartó, sem a monitor elhelyezkedése nem kényelmes (kivéve az esti filmezéseket), viszont a régi asztalon nem volt semmilyen pakolási lehetőségem, ami itt nem kicsit van kihasználva.

Már többször esett szó a blogon a személyes hatékonyságról, az időgazdálkodásról, a GTD-ről és a Zero Inbox elvről is. Már többször neki kezdtem a Zero Inbox alkalmazásának, de most végre sikerült elérnem, hogy tartani is tudom magam hozzá, immár egy hónapja. Alapvetően halogató típus vagyok, ezért számomra különösen nagy kihívás volt bevezetni a mindennapjaimba ezt az elvet. Kimondva roppant egyszerű az egész, ha elolvasod az emailt, azonnal reagálj rá, csináld meg a benne foglaltakat, vagy vedd fel a teendőid közé. Ennyi.

Mit is jelent a Zero Inbox? Nincsenek előtted a már megválaszolt levelek, a lezárt beszélgetések, csak az amivel még dolgod van, ha ez nulla, mindent megcsináltál (ami levélben jött ). Megkaptam már, hogy ez gmail-ben nem kivitelezhető, mert nincsenek mappák. Szép nagy szemekkel pislogtam, mint egy kobold maki, hogy WTF?, miért is kellenek ehhez az elvhez mappák (nekem egyébként a címkék jobban bejönnek, mert egy üzenet duplikáció nélkül lehet több címke alatt (bár a keleti bölcsek mindig azt mondják, hogy „Ne címkéz!” )?  Gmail-ben is alkalmazható az Archiválás (válaszoláskor általában a „Send & Archive” gombot használom) és máris kikerül az inbox-ból, nincs szem előtt.

Nézzük hogyan működik nálam:

Naponta egyszer, vagy kétszer nézem meg a leveleimet (esetleg, ha valakinek írnom kell, akkor becsúszhat egy plusz alkalom), általában reggel és ritkábban este is (bár lefekvés előtt nem szeretek leveleket olvasni, mostanában érkezett pár olyan, amitől nehezen aludtam el). Nem logók folyamatosan a levelezőn várva, hogy mikor küld nekem valaki levelet, az értesítők pedig ki vannak kapcsolva.

Hagyok időt a levelek olvasására és a válaszokra. Amikor elolvasom a leveleket rögtön válaszolok is rájuk, vagy elvégzem a teendőket és válaszolok, ez időbe telik. Ha 5 percet hagynék a levelek olvasására, akkor nem működne a dolog. Tudom, hogy átlagosan mennyi levelet kapok naponta, ennek a feldolgozása mennyi időt vesz igénybe, ezzel tudok számolni.

Szűröm a felesleget. Egy időben rengeteg levelezőlistára feliratkoztam és sokszor már el sem olvastam amiket küldtek, vagy elolvastam ugyan, de semmi egyéb nem történt vele. Ami nem kell arról leiratkoztam, ami még kellhet valamikor (mondtam már, hogy gyűjtögető típus vagyok? ), azokra készítettem szűrőt és egyből archiválódik a rendszerben. Így kereshető marad, ha kell, de nincs szem előtt, nem frusztrál.

Használok Teendő listát. Már többször nekifutottam, hogy megtaláljam az Über Alles teendő lista, projekt menedzser, csoport munka, CRM rendszert, eddig még nem jártam sikerrel, de addig is használom a google által adott Task listát. A leveleket egyetlen gomb nyomással lehet átküldeni a teendő listába (akárcsak a google docs-ba) és utána rögtön archiválható is, a teendő listában ott a linkje, bármikor megnézhető. Ezt minden olyan levélre alkalmazom, mely hosszabb tevékenység sorozatot igényel (ezeket később kibontom a teendők között), vagy nem megvalósítható a levelezésre szánt időben és külön időt kell rá keresnem.

És egy apró csalás. Van a gmail-ben egy címkém, ami a Read It Later nevet viseli (bár inkább a Read It Never lenne a találó), ide kerülnek azok, a jellemzően kör emailek, amiket valamilyen okból érdekesnek, hasznosnak találok, de jelenleg nem szeretnék elolvasni. Régebben sok levelezőlista levelei is ide kerültek.

A fenti rendszerrel már egy hónapja sikerül tisztán tartanom a levelezésemet és haladok a teendő lista takarításában is. Tudom, hogy nem mindenki engedheti meg magának, hogy ütemezze a levelezését (bár ezt sokszor csak bebeszéljük magunknak, régen én is így gondoltam ), de ha folyton a leveleket várjuk és hagyjuk, hogy kizökkentsenek a tevékenységeinkből, akkor sokkal kevesebbet tudunk elvégezni ugyanannyi idő alatt (ez különösen fontos, ha saját vállalkozásba tevékenykedünk).

Elmentünk pihenni Sopronba egy hetet, utána itthon pihentem még egyet, jó összehangoltuk Maryvel, mert Ő Sopron előtt volt egy hetet szabin, de nekem még rohangálnom kellett, hogy a Mandalát le tudjam zárni (voltak érdekességek). Szóval két hét kikapcsolódást rendeltem magamnak (azért múlt héten már foglalkoztam pár dologgal, hogy valami bevételt is produkáljak ).

Sajnos viszont tegnap kaptam egy levelet, ami nagyon rosszul esett (aztán arra jött még egy, ami szintén). Megszóltak, hogy míg nyaralunk, pihenünk nem történik semmi (hárman mentünk el egyszerre). Nem teljesen értettem. Folyton hallom a nagy monológokat a közösségről, az egymásra való odafigyelésről, de ez úgy tűnik, hogy csak szöveg, vagy csupán az én irányomban nem elvárható (oh, kedves kisebbrendűségi érzés, de hiányoztál már ). Csúnya, rossz kis rabszolgák vagyunk, hogy pihenni mertünk (még jó, hogy nem rúghatnak ki, mert a rabszolgákat el szokták adni ).

Igazából nem értem az egész felvetést sem, senki nem akadályozza meg őket, hogy a hiányolt dolgokat elkezdjék csinálni. Sőt. A válaszomban el is kezdtem összeírni, hogy miket lehetett volna csinálni még, de féloldal után kitöröltem (nem kicsit volt támadó hangvételű a levelem, valószínű ez a két hét kevés volt a pihenésre, meg alapvető működésem, ha betámadnak visszatámadok, ezért nem vagyok túl jó go-ban sem). És hát, ha annyira hiányzik az aktivitás, akkor gyakorolni is eljöhettek volna kedden.

Szóval nem volt jóérzés erre a levélre visszatérni a pihenésből, nem örülök, hogy így fogadtak és ez sajnos eléggé visszaveti az aktivitásomat is. Volt pár tervem, ami pihenés alatt jutott eszembe, de igazából elment a kedvem, nagyon gyorsan visszatért a nyaralás előtti állapot, hogy nincs kedvem ezzel az egésszel foglalkozni .

Elég tartalmas hetek ( vagy inkább hónapok) vannak mögöttem. Sok minden történt az elmúlt időszakban, kicsit még ülepednie is kell pár dolognak bennem (is), majd ezekről is készül bejegyzés.

Viszont az elmúlt hetem legalább pihenéssel telt, most tartok hazafelé Sopronból. Jó volt, bár az időjárás eléggé hektikus mostanság, de tegnap legalább ki tudtunk menni napozni egy kicsit. Sétáltunk is az erdőben (túrának nem nevezném), nagyon megnyugtató volt. Tegnap az erdőben éreztem azt, hogy végre lenyugodott bennem a pörgés, most kellene még pár nap pihenő. Sajnos ez nem jön össze, mehetek vissza a balettba ugrálni.

Nagy szervezésben vagyunk a Mandalaszertartással és ezért újra előkerült a régi kérdés: Hogyan tudunk a leghatékonyabban együtt dolgozni?

Alapvetően is keresem a számomra legjobb todo lista kezelőt, egyelőre a google task az, ami nyerő helyzetben van. Persze sok minden hiányzik belőle, például nem lehet a teendőkhöz kontextust, vagy egyszerűen csak címkét adni és utána erre szűrni. Cserébe viszont nagyon egyszerűen lehet levelekből todo-t létrehozni (alapból a gmail webes felületét használom és levélből google docs-t és todo-t is egy kattintással lehet készíteni). A teendő lista megjelenik a google calendarban is, szóval jól integrálták a google ökoszisztémába (egyre jobban összecsiszolódik a rendszer, pár hónapja még nem ez volt a véleményem). Lehet benne több listát is létrehozni, így viszonylag szeparálva tarthatóak a teendők. Ez sajnos a címkézés nélkül nem túl jó, nem lehet, mondjuk egybe kiszűrni a számítógéppel, vagy telefonnal végzendő teendőket. A listáknak nem lehet határidőket szabni, nem lehet bennünk mérföldköveket (azért ez így rosszul hangzik, szóval milestone-okat) létrehozni és a delegálás sem megoldott.

Jelenleg a legjobbnak online teendő listának a nirvanahq-t tartom. Különösen kézreálló a fejlesztés alatt lévő 2-es verziójuk. Remekül lehet testre szabni a listázásokat és jól kezeli a címkéket. A milestone-ok itt is hiányoznak és nem lehet a projekteket hierarchiába rendezni. Delegálni lehet, ha mindenki ezt használja. Emailen lehet küldeni teendőt a rendszerbe, bár nekem akkor már kényelmesebb, ha kézzel viszem fel, legalább átgondolom közben. A projektekhez nem lehet fileokat megadni (ill. a leírásba lehet linkelni), ez kiküszöbölhető a goodógle docs, vagy a dropbox használatával.

Kicsit öszvér megoldás, de az egyik legtöbbet használt eszközöm a mindmeister online mindmap program. Remekül lehet benne együtt gondolkodni (a google docs is alkalmas erre, de ez azért látványosabb). A feladatokat lehet delegálni egymás között és van iCalendar szinkronizálás, igaz csak előfizetőknek.

Jelenleg a csoportos munkára a manymoon rendszerét kezdtük el használni (bár sokan ellenkeznek, még ). Előnye, hogy több projektet lehet benne párhuzamosan kezelni, megadhatóak milestone-ok, a todo-kat lehet milestone-nokhoz is rendelni, de nem kötelező. Lehet határideje a projektnek, a milestone-nak és a feladatnak is. Feltölthetőek a projekthez tartozó file-ok is. Ez eddig még nem annyira nagy dolog.

Ami igazán megfogott benne, ami végül ahhoz vezetett, hogy ezt kezdtük el használni, az az, hogy nagyon jól szinkronizál a google termékeivel. A projethez tartozó file-ok lehetnek a google docs-on is (ezt használtuk már eddig is). A teendőket tudja szinkronizálni a google task-al (ami nem a legjobb, de használható) és a naptárat a google calendar-ba teszi (ebben látszódnak a felvitt események, a milestone-ok, erre fel lehet iratkozni). Reggelente automatikus emailt küld az elvégzendő feladatokról és az oldalon jól nyomon követhető a haladás. Minden teendőhöz, milestone-hoz, vagy csak egyszerű üzenethez fűzhető megjegyzés.

A hátránya, hogy a feladatok kezelése nem annyira szofisztikált, mint a nirvanahq-ban, nem lehet címkéket megadni. Az egy projekthez tartozó feladatokat ömlesztve látjuk ill. a saját oldalunkon a mi feladatainkat látjuk ömlesztve. Nem lehet szűrni a mai napra szólóakat, minden egyben látszik.

Másik hátránya, hogy egyszerű bejegyzéseket csak az Activity fülön lehet létrehozni, ott viszont, mint ahogyan a neve is mutatja, minden egyes megmozdulás látszik, ezért elveszik. Sokkal jobb lenne ennek egy külön fül és az Activity fület pedig elrejteni (ettől ijed meg mindenki és nem is nézi a többit ).

Szóval megállapítható, hogy tökéletes rendszer nincs, sajnos, de egy használható, támogató rendszert, mely segíti a munkánkat és nem akadályoz bennünket, könnyedén összetudunk kattintgatni. Valószínű, ha egyedül dolgoznék, akkor a nirvanahq lenne a befutó, de azért folyamatosan keresném a jobb megoldást, de csoportmunkához a manymoon és google összes a jobb választás, számunkra. A mindmester-nek, a manymoon-nak és a dropbox-nak is van fizetős része, de korlátozásokkal ingyenesen is használható mindegyik (utóbbinál a korlátozás csupán a tárhely méretét érinti).