Egy ideje már keresgéltem megfelelő mindmap programot magamnak, de olyat, amilyenre igazán vágyom, még egyik fejlesztő sem készített. Ami nagyon kellene nekem a mindmap összekapcsolása egy projektmenedzser eszközzel, file megosztással és közös szerkesztési lehetőséggel. Természetesen mindegyik funkció jogosultságokhoz köthető.

Kisebb kompromisszumokkal úgy néz ki találtam egy használható mindmap programot. A MindMeister majdnem tudja a fenti a követelményeket, persze kicsit más irányból kell megközelíteni a dolgokat. Egyrészről nagyon könnyedén használható maga a felület, iszonyatosan jól lehet benne jegyzetelni, tervezni, vagy gondolkodni (mint általában a mindmap programokban). Az egyes mindmapek megoszthatóak olvasásra, vagy írásra. A bejegyzésekhez megadhatóak képek a vizuálisabb hatásért, lehet változtatni a betűszint és méretet is. Megadhatóak továbbá feljegyzések (hosszabb szöveget lehet beírni), linkek (ide be lehet szúrni google docs fileokra hivatkozó linkeket) és feladatokat is. A feladatoknál beállítható kezdődátum és határidő, felelős és állítható, hogy hány százalékban készült el a feladat (25%, 50%, 75%). A teendőlistánk a főoldalon szépen kigyűjtve vár minket, ill. a fizetős verzióban kapunk export lehetőséget (iCalendar formátumban), mellyel akár a google calendar-ba, akár más naptáralkalmazásba betölthetjük feladatainkat.

Szintén a fizetős verzióban lehetőség van fileok feltöltésére és megosztására is. A gears alkalmazás segítségével az előfizetőknek lehetőségük van offline használatra is. Az üzleti felhasználóknak szánt változat ezeken kívül rendelkezik még csoportkezelő résszel és beállítható saját domain név is.

Még az ingyenes változat is nagyjából lefedi igényeim nagy részét. Mivel egyébként is rendelkezem google accounttal és a google docs-on szoktam megosztani fileokat, kézenfekvő a google docs használata a MindMeister-hez. A google docs-on állítható az egyes dokumentumok jogosultsága és az is, hogy kikkel legyen megosztva. Most már bármilyen file formátumot feltölthetünk rajta keresztül 250MB maximális méretig. De ez utóbbi lehetőséget kiválthatjuk más file megosztó alkalmazással is, legkényelmesebb számomra a Dropbox használata, de választhatjuk akár a Box.net-et is. Mindkettőnél lehetnek publikusak a megosztani kívánt fileok.

Az ingyenes változat legnagyobb hátránya a maximum 3 mindmap, de persze kis kényelmetlenséggel ez is áthidalható. A MindMeister képes importálni a Freemind programban készített mindmapeket és ugyanebbe a formátumba exportálni is tud, így ha 3 mindmapnél nem akarunk egyidejűleg többet megosztani tökéletesen használható.

Hagyományos projektmenedzser eszközként persze nem használható, de a google sites segítségével már egészen követhetőek a projektek, az azokon belül kiosztott feladatok és azok állapota is.

Amióta megismerkedtem a GTD (Getting Things Done) filozófiájával igyekszem alkalmazni a mindennapjaimban. Bármilyen fáradt is vagyok esténként, átfutom a leveleimet (általában a greadert is), mert tudom, hogy különben csak halmozódnak az olvasatlan levelek. Igyekszem tartani magam a „zéró inbox” elvhez, bár ez nem mindig szokott összejönni. Bár a gmailben van teendő kezélés, még nem igazán sikerült megszeretnem, nem találtam meg, hogyan tudna szinkronizálni a gcalendar-ba felvitt teendőkkel ill, hogyan tudna bármelyik is szinkronizálni egyén eszközzel (a google help szerint nem támogatja a feladatok szinkronizációját ).

A GTD elv sarkalatos pontja a feladatok kezelése, ütemezése, a nagyobb, összetett feladatok apró lépésekre való felbontása. A tényleges megvalósítások igen változatosak lehetnek, hiszen az alapfilozófia kimerül abban, hogy ne hagyjuk a fejünkre nőni a teendőket. Vannak akik szoftverekkel oldják meg a feladatok kezelését, vannak akik az egyszerű füzetet részesítik előnyben, egy oldal egy nap alapon, az elvégzetlen feladatokat nap végén átvezetik a következő lapra. A füzetet azért nem tartom jónak, mert nehézkes a feladatok prioritását átrendezni, ha hirtelen egy magas prioritású érkezik.

Az előbbi mondatból már kitűnik, hogy fontos teendőinket rangsorolni. Ezt több szempontból tudjuk megtenni. A legegyszerűbb rangsorolás a fontossági sorrend felállítása. Ilyenkor a legfontosabb teendőinket tesszük a lista elejére és így haladunk a kevésbé fontosak felé. Az egyes feladatok fontosságát befolyásolni tudja a feladat határideje. Lehet, hogy egy teendő nem igazán lenne fontos, de 20 perc múlva le kell adni, akkor hirtelen nagyon fontos lesz és egyből a legmagasabb prioritási kategóriába kerül (ezért is jó, ha a feladatok sorrendjét dinamikusan tudjuk változtatni teendő listánkon).

A másik rendezési elv a feladat elvégzése szerinti rendezés. Itt várható időráfordítás alapján rendszerezzük feladatainkat. Ezt a listát oda-vissza tudjuk használni, attól függően milyen típusúak vagyunk. Sokakat az motivál, ha az időigényes, „nagy” feladatokkal végeznek, míg másokat az, ha egységnyi idő alatt minél több teendőt pipálhatnak ki. Váltogathatjuk a két időalapú elvégzési rendszert, de jobb, ha kipróbáljuk mindkettőt, kiválasztjuk azt, amelyik jobban motivál minket és ahhoz tartjuk magunkat.

Én személy szerint a két fenti módszert váltogatni szoktam, attól függően, milyen állapotban vagyok. Igyekszem fontossági sorrendben végezni a feladatokat, de van, hogy az időalapú rendszerezéssel hatékonyabban tudok haladni. Főleg olyankor szoktam váltani, ha egy fontosnak ítélt feladaton dolgozom már régóta és érzem, hogy egyre lassabban haladok vele.

A feladatkezelés másik lényeges pontja a teendők nyilvántartásán és rendszerezésén kívül az időnk és feladataink beosztása. Sokkal hatékonyabbak tudunk lenni, ha 5-10 perces alapegységekre bontjuk az időnket és ez alatt maximálisan a feladatra koncentrálva dolgozzunk (telefonos ügyfélszolgálaton ez nem működik ). Meghatározhatjuk előre, hogy egy feladatra hány ilyen egységet szánunk, nem érdemes egyszerre 20 percnél többet egy teendővel foglalkozni, mert el fogjuk veszíteni a fokuszáltságunkat. Nagyon jól ki lehet küszöbölni a zavaró tényezőket (az éppen hozzánk forduló kollégákat, felbukkanó e-mail értesítőket) ezzel a módszerrel (most éppen dolgozom, de 2 perc múlva lejár az idő és foglalkozom veled). Egy-egy ilyen szakasz között érdemes 1-2 perc szünetet tartani. Ez kifejezetten javasolt, ha számítógéppel dolgozzunk, mert ezekben a szünetekben elszakadhatunk a monitor bámulásától is. Remek programok vannak, amik beállítható időközönként kikapcsolják a monitor egy meghatározott időre, így egy csapásra megoldottuk az időmérés kérdését is.

Fontos, hogy fokuszáltan foglalkozzunk teendőinkkel és külön teendőként kezeljük az e-mailek olvasását és az azokra való válaszolást. Nem jó módszer, ha folyamatosan be van kapcsolva az új üzenetértesítő, nagyon nagy kísértés egyből megnézni az érkezett levelet, vagy chat üzenetet. Ugyanígy ütemezzünk be magunknak időt a szabad szörfölésre. Úgy sem bírjuk ki, hogy ne olvassunk érdekes tartalmakat a weben, határozzuk meg előre, hogy ezt mikor és mennyi ideig tesszük, így sokkal inkább fókuszáltak tudunk maradni feladataink elvégzése közben és nem fogunk elúszni.

Miután egyre több tanácsadó kezdte el tavaly év végén ill. idén év elején nyomatni, szinte bizonyosan állítható, hogy 2010-ben a social marketing igen nagy teret fog hódítani magának. Sajnos.

Sajnos, mert a mértékadó tanácsadók között is vannak, akik rosszul értelmezik ennek a marketing formának a lényegét, de a trendről nem maradhatnak le, így elkezdik oktatni ügyfeleiknek azt, amit még Ők sem értettek meg. Őket a sok éves írási tapasztalat ill. a meglévő ügyfélbázis átsegíti ezen a ponton, de az ügyfeleiket, akik másolják, tanulják a módszereiket, nem.

A social marketing nem arról szól, hogy ész nélkül mindenkit bejelölök twitteren, facebookon, iwiwen (ez utóbit nem használom), hanem arról, hogy kapcsolatot építek ki az ügyfeleimmel, vásárlóimmal. Én megnézem annak az adatlapját aki engem bejelölt, és nem jelölöm vissza, ha egy bejegyzése van az oldalára mutató linkkel (vagy sok bejegyzése, melyek szintén csak linkeket tartalmaznak). Az e-mail marketing is akkor működik igazán jól, ha hasznos tartalmat adnak az ügyfeleknek, ez a social marketingre hatványozottan igaz.

Nem gyűjtögető életmódról szól ez, ahol egy közösségi hálózaton minél több embert bejelölök, hanem arról, hogy értékes dolgokat írok, amiért engem jelölnek be, hogy olvassanak. Ez fordított gondolkozásmódot igényel. Inkább adni kell az embereknek, mint kérni tőlük, aki ezt nem képes hosszabb távon fenntartani, annak nem való ez a marketing forma.

Van egy oldal, ahová eljutottam egészséges életmóddal kapcsolatban tavaly, vagy tavalyelőtt (nem emlékszem pontosan, de nem is lényeges), akkor a tulajdonos egyedül szerkesztette és nem akart rajta eladni, „csak” információt osztott meg. Most már egy csapat küldi és szerkeszti a bejegyzéseket, a hozzászólások alapján igen magas a látogatottsága és továbbra sem akarnak rajta eladni. Persze, ha kérdés merül fel természetesen olyan terméket ajánlanak amin nekik is van hasznuk, de előbb adják az információt és nem tukmálnak.

A social marketingnél hatványozottan igaz: folyamatos, értékes tartalmat kell szolgáltatni. A közösségi hálózatokban az információk hihetetlen gyorsan terjednek, legyenek ezek pozitívak, akár negatívak. Ha hibázunk, ugyanolyan gyorsan terjed, mintha valami nagyszerűt tettünk volna (néha még gyorsabban is).

Velem is megesett, hogy elutasítottam egy ismerős jelölést a facebookon, de újra bejelölt az ember. Már elsőre is megnéztem az adatlapját (talán valami marketing tanfolyamon összefuthattunk) és nem igazán érdekelt amit ott írt. Másodjára elfogadtam, de csak pár közvetlen értékesítő levelet kaptam tőle, majd 2-3 hónapja csend. Semmi kommunikáció. Ez még e-mail marketingnél sem megengedhető, ha 3 hónapig nem kapok valakitől levelet és utána küld egy értékesítő levelet egyből spamnek minősítem (szerencséjük, hogy az NHH megnehezítette a spamek bejelentését).

Ezenkívül személyessé kell válnia kommunikációnak. Meg kell, hogy ismerjék az embert, aki a másik oldalon van. Sokszor engem is csak azért hívnak fel, hogy hallják a hangomat mielőtt rendelnek, hogy kicsit foglalkozzak velük. Az emberek igénylik a törődést. Ebben az MLM-esek lesznek a legjobbak, pontosan azt tanulják, hogyan kommunikáljanak az emberekkel, hogyan értékesítsenek a kapcsolati hálójukon keresztül tukmálás nélkül értéket adva (mármint a jobb cégeknél ezt tanulják, a rosszabbaknál az ész nélküli beléptetést és hálózat építést értékesítés nélkül).

Sajnos látható a trend, a közösségi hálózatokat, eddig az utolsó menedéket, is el fogják árasztani kéretlen reklámokkal, értékes tartalom nélküli eladással. Pedig lehetne ezt jól is csinálni, csak oda kellene figyelni az emberekre és az igényeikre.

Ma ismételten kedvenc hobbimnak hódoltam, marketing konferencián vettem részt. Elég rendhagyó konferencia vol, egyrészről nem volt sales, az előadók nem akartak semmit eladni nekünk, másrészről a konferencia teljes bevétele a Gyermekétkeztetési alapítványt támogatta. Utóbbi igen komoly érv volt, hogy inkább a konferenciát válasszam és ne a Mester előadását. Inkább éleme és teszem az alapelveket, mintz hogy ismét előadást hallgassak róluk.

Maga az átadott tudásanyag értékes volt, számomra legalábbis adott új dolgokat és megerősített néhány elképzelést, amit meg kell valósítanom. Volt némi ellentmondás néha az előadók között, picit másként kell kezelni a webáruházakat, mint a sima sales oldalakat, ahol egy terméket akarunk értékesíteni egyszer. A termék leírások tartalmazzák azokat az elemeket, amik a sales oldalak sajátjai.

A konferencia után ugyan elmentem a Mester előadására, de annyira tele voltam tett vággyal, hogy nem bírtam beülni (és sokan is voltak a kisteremben), inkább egyik barátommal beszélgettem és győzködtem, hogy ne várjon az indulással, amíg minden tökéletesen összeáll, inkább kezdje el kicsiben, de induljon el most, mert különben soha nem fog saját üzletbe kezdeni, pedig nagyon jó üzleti ötlete van. Úgy néz ki sikerült meggyőzni, remélem holnap már a tettek mezejére lép.

A konferencián természetesen szóba került a válság is és, hogy hogyan viszonyuljunk hozzá. Igazából meg kell találni azt a motivációt aminek a segítségével átlendülhetünk a „válság” okozta érzelmi hullámvölgyön, erre a következő videó egy másik változatát mutatta be Szilágyi Róbert. Kiemelném, hogy az apa szívbeteg, ennek ellenére 7-szer vettek így részt a hawaii Iron Man versenyen és több egyéb ilyen versenyen is. Neki megvan a motivációja, amivel a szívbetegség problémáját sikerült leküzdenie.

Sajnálatos, hogy a webszolgáltatónak már negyedik napja gondot okoz a tárhely megjavítása. Eddig abban a hitben éltem, hogy a szervereknél van egy, legalább napi másolat, hogy amikor meghibásodik a disk akkor legyen miből helyre állítani. Sajnos ez már a második tárhelyszolgáltató, ahol ez nincs meg.

Az ilyen esetek kivédésére egyetlen megoldás, ha az adatbázis naponta lementésre kerül, szerencsére az oldalaim automatikus e-mailben küldik az adatbázist, hogy csak a domaint kelljen átirányítani egy esetleges leálláskor (szerencsére ilyen még nem fordult elő, csak egyszer törték meg az oldalakat még évekkel ezelőtt, azóta vezettem be ezt a rendszert).

Több év munkája mehet tönkre hetek alatt, hiszen egy fórumnál (vagy akár egy üzleti oldalánál is) a látogatók elveszítik a bizalmukat (nem beszélve a googleról, ahonnan a forgalmak jelentős része származik). Üzleti oldalánál ugye nem csak a bevételkiesés, hanem az esetleges futó hirdetések is veszteségként számolandók, hiszen felesleges vonzzák az oldalra a látogatókat. Persze a tárhelyszolgáltató nem vonható felelőségre az elszenvedett anyagi és egyéb kárért.

Olyan jó lenne, ha végre elterjedne egy üzleti etika nálunk, hogy ne kelljen esetleg napokat várni egy ilyen banális hiba miatt.